Архивное дело: наиболее востребованные услуги

Нередко предприниматели всерьез убеждены, что им не нужны услуги специалистов в области архивного дела. Так происходит до тех пор, пока не возникает первая серьезная проблема с документами: что-то теряется, что-то просто не удается найти вовремя, либо бумаги оказываются повреждены из-за неправильных условий хранения.

В этой статье мы расскажем о том, какие услуги архивистов наиболее востребованы, и возможно вы найдете в их перечне что-то, что будет полезно вам.

Архивная обработка дел

Под этим загадочным для непрофессионала термином кроется целый ряд мер, необходимых для того, чтобы подготовить бумаги для хранения. Такая работа проводится в разных ситуациях, например, когда на предприятии впервые создается архив, или когда бумаги передают на хранение в государственные фонды при ликвидации компании, или перед помещением документов на внеофисное хранение, которое, кстати, считается второй по популярности услугой.

Почему архивную обработку сложно проводить самостоятельно? Дело в том, что для грамотного выполнения данной услуги требуется не только большой опыт, но и глубокое понимание сути процедуры, а также знание законодательства. Теоретически разобраться в этом может практически каждый образованный человек, но на это придется потратить много времени, и даже в этом случае мелкие ошибки неизбежны.

Внеофисное хранение

Чтобы обеспечить качественное архивное хранение дел и документов многие руководители передают их на внеофисное хранение. Это разумное решение, так как только в профессиональном архивохранилище можно обеспечить те условия, которые необходимы бумажным носителям.

Список требований очень велик: это и защита от пожара, то есть пожарная сигнализация и автоматическая система пожаротушения, и охранная сигнализация, и полноценная система климат-контроля, способная поддерживать нужный уровень температуры, влажности и освещенности.

Кроме того, в хранилищах используют специализированную мебель, папки, коробы и другие приспособления для хранения, а также надежную систему защиты информации.

Утилизация бумаг

Если одни документы нужно хранить (иногда даже после ликвидации компании), то другие нужно своевременно и правильно уничтожать. В этом случае они, с одной стороны, не будут занимать лишнее место, а с другой — вы защитите себя от утечки информации (чего нельзя гарантировать, если вы просто вынесете ненужное на помойку).

Профессиональным, в том числе конфиденциальным уничтожением документов также занимаются компании, которые оказывают услуги в области архивного дела, так как они обладают всеми необходимыми ресурсами, чтобы быстро и надежно избавиться от всего, что не нужно хранить по закону и что уже не может пригодиться заказчику.

Здесь вы найдете контакты компании, которая оказывает все перечисленные выше услуги.